Znalostná báza

Znalostná báza dostane do asistenta znalosti, ktoré „nikde nie sú napísané“: sú len v hlavách zamestnancov. Zamestnanec znalosť navrhne, správca ju schváli, a až potom sa stane súčasťou dokumentov asistenta. Skúsenosti ľudí tak zostanú vo firme, aj keď ich práve nemáte poruke.

Znalosti sa ukladajú do samostatných priečinkov typu „knowledge“, oddelene od nahratých či synchronizovaných dokumentov. Synchronizácia (napr. z Microsoft 365) tak nikdy neprepíše ručne zadanú znalosť.

Postup (workflow)

1. Návrh: zamestnanec napíše znalosť vlastnými slovami a navrhne ju do priečinka, ku ktorému má prístup (cez prideleného asistenta alebo ako správca). Návrh dostane stav čaká na schválenie.

2. Úprava textu (voliteľné): z vašich poznámok vám pomocník pripraví úhľadný návrh záznamu aj s nadpisom. Nič sa pritom neukladá, je to len návrh, ktorý si ešte môžete upraviť.

3. Schválenie: správca priečinka (alebo administrátor) vidí návrh vo fronte na schválenie: pôvodný text zamestnanca aj navrhovaný záznam. Môže ho schváliť (aj s vlastnou úpravou), alebo zamietnuť s poznámkou.

4. Zverejnenie: schválený záznam sa pridá do priečinka a od tej chvíle z neho asistent odpovedá (a cituje ho ako každý iný dokument).

Prečo povinné schvaľovanie

Schvaľovací krok je zámerná poistka proti „otráveniu“ znalostnej bázy: aby sa do dokumentov, z ktorých asistent odpovedá, nedostal nesprávny alebo neoverený obsah. Nikto nemôže obísť schválenie: navrhnúť a schváliť sú dve oddelené oprávnenia.

Kto čo môže

Akcia	Kto
Navrhnúť znalosť	Používateľ s prístupom k priečinku (cez asistenta alebo ako správca)
Schváliť / zamietnuť	Správca priečinka alebo administrátor

Rozsah znalosti sa riadi rovnako ako pri dokumentoch: ak je priečinok pripojený ku všetkým asistentom, znalosť je firemná; ak len k niektorým, je len pre tie skupiny. Pozri Priečinky a dokumenty.